Informationen zum Buchungsportal

Grundidee

Ziel des Systems ist es, Terminabsprachen zu vereinfachen, Doppelbelegungen zu vermeiden und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Vereins klar zu strukturieren. Jeder Verein arbeitet in einem eigenen Portalbereich mit individuell konfigurierbaren Einstellungen. Dabei können sowohl kleine als auch größere Vereine ihre Buchungen, Mitglieder und organisatorischen Abläufe übersichtlich an einem Ort verwalten.

Was das Buchungsportal aktuell bietet

• Eigene Portalbereiche für einzelne Vereine oder Schießgruppen
• Öffentliche Vereinsseiten mit datenschutzfreundlicher Kalenderansicht
• Verwaltung von Ständen, Zeitfenstern und Disziplinen
• Buchungssystem für Mitglieder mit eigener Terminübersicht
• Gastbuchungen für freie Termine, sofern vom Verein freigegeben
• Mitgliederverwaltung mit Rollen- und Rechtekonzept
• Mitgliedsanfragen mit Freigabe, Ablehnung oder Löschung
• Möglichkeit für Benutzer, mehreren Vereinen gleichzeitig anzugehören
• Vereinswechsel innerhalb des Portals bei Mehrfach-Mitgliedschaften
• Individuelle Einstellungen je Verein, z. B. Buchungssperren oder Warteliste
• Passwort-Zurücksetzen über die Funktion „Passwort vergessen“

Rollen und Rechte

Öffentlicher Kalender

Jeder Verein kann einen öffentlichen Kalender bereitstellen. Dieser zeigt freie, teilbelegte oder ausgebuchte Zeitfenster, ohne personenbezogene Daten darzustellen. So können Interessierte, Mitglieder und Gäste freie Termine erkennen, ohne dass Namen oder interne Vereinsinformationen veröffentlicht werden.

• Anzeige freier und belegter Zeitfenster
• Keine Darstellung personenbezogener Daten in der öffentlichen Ansicht
• Öffentlicher Vereinslink kann direkt weitergegeben werden
• Registrierung und Gastbuchung direkt über den Vereinslink möglich, sofern freigegeben
• Abgelaufene oder gesperrte Termine werden öffentlich nicht mehr zur Buchung angeboten

Gastbuchungen

Vereine können auf Wunsch Gastbuchungen aktivieren. Dadurch können freie Termine auch von Gästen über die öffentliche Vereinsseite gebucht werden. Bei der Buchung können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die für Moderatoren oder Vereinsadmins in der Buchung sichtbar sind.

• Freie Termine können als Gast gebucht werden
• Gastdaten wie Name, E-Mail und Telefonnummer können erfasst werden
• Optionale Bemerkungen und Hinweise sind möglich
• Zum Beispiel Hinweise wie Wunsch nach Vereinswaffe oder Begleitung durch WBK-Inhaber
• Diese Informationen bleiben in der internen Verwaltung sichtbar

Mitglieder und Mehrvereinsfähigkeit

Benutzer können nicht nur einem einzigen Verein zugeordnet sein, sondern auf Wunsch auch mehreren Vereinen gleichzeitig angehören. Dabei können Rollen und Rechte je Verein unterschiedlich sein. So kann eine Person beispielsweise in einem Verein normales Mitglied und in einem anderen Verein Moderator oder Vereinsadmin sein.

• Ein Benutzerkonto kann mehreren Vereinen zugeordnet werden
• Rollen gelten jeweils nur innerhalb des ausgewählten Vereins
• Ein Wechsel zwischen den eigenen Vereinen ist direkt im Portal möglich
• Mitgliedsanfragen betreffen immer nur den jeweiligen Verein
• Ein bestehendes Benutzerkonto wird nicht gelöscht, nur weil eine Anfrage in einem Verein abgelehnt wird

Mitgliedsanfragen und Registrierung

Jeder Verein kann individuell entscheiden, ob eine offene Registrierung erlaubt ist oder ob neue Mitgliedschaften erst freigegeben werden müssen. Anfragen können in der Verwaltung geprüft und anschließend angenommen, abgelehnt oder gelöscht werden.

• Offene Registrierung kann pro Verein aktiviert oder deaktiviert werden
• Beitrittsanfragen werden dem passenden Verein zugeordnet
• Anfragen können angenommen, abgelehnt oder gelöscht werden
• Bereits bestehende Benutzerkonten bleiben bei mehreren Vereinszuordnungen erhalten
• Neue Mitglieder können auch nachträglich weiteren Vereinen beitreten

Individuelle Vereinseinstellungen

Jeder Verein arbeitet mit eigenen Einstellungen. Dadurch lässt sich das Buchungssystem flexibel an unterschiedliche organisatorische Anforderungen anpassen.

• Buchung nur bis zu einer festgelegten Zeit vor Terminbeginn
• Stornierung nur bis zu einer bestimmten Frist vor Terminbeginn
• Maximale Anzahl aktiver Buchungen pro Mitglied
• Gastbuchungen aktivieren oder deaktivieren
• Öffentliche Namensanzeige steuern
• Wartelistenfunktion aktivieren
• Moderatorrechte für Mitglieder- oder Standverwaltung individuell freigeben

Sicherheit und Zugang

Auch der Zugang zum Portal wurde so aufgebaut, dass Benutzerkonten geschützt und Berechtigungen klar voneinander getrennt sind. Funktionen wie Passwort-Zurücksetzen und rollenbasierter Zugriff sorgen dafür, dass jeder nur die Bereiche sieht und nutzen kann, für die er tatsächlich freigeschaltet ist.

• Geschützter Login mit Benutzerkonto
• Passwort-Zurücksetzen über „Passwort vergessen“
• Rollen- und Rechteprüfung je Verein
• Getrennte Verwaltung für Superadmins und Vereinsbereiche
• Datenschutzfreundliche öffentliche Kalenderansicht ohne Namensanzeige

Portal beantragen

Vereine oder Schießgruppen können ein eigenes Portal beantragen. Nach Prüfung wird ein individueller Bereich eingerichtet und auf Wunsch direkt ein erster administrativer Zugang vorbereitet.