Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb des Buchungsportals ist:

Christian Bongartz-Brunken
Neuenburger Str. 61
26655 / Westerstede
webmaster@dasbuchungsportal.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, wie dies für die Bereitstellung der Website, den Betrieb des Buchungsportals, die Verwaltung von Benutzerkonten, Vereinsmitgliedschaften, Buchungen und die Systemsicherheit erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dazu gehören insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Login-Informationen, Vereinszuordnungen, Rollen, Buchungsdaten und technische Verbindungsdaten.

3. Zwecke und Kategorien der verarbeiteten Daten

3.1 Besuch der Website

Beim Aufruf der Website können automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite / Datei
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• technische Fehlermeldungen und Serverereignisse

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung der Website, der Stabilität, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

3.2 Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Passwort in gehashter Form
• Kontostatus (aktiv / inaktiv)
• Zeitpunkte von Registrierung und letzter Anmeldung
• Protokolldaten zu sicherheitsrelevanten Vorgängen

3.3 Vereinszuordnungen und Rollen

Benutzerkonten können einem oder mehreren Vereinen zugeordnet werden. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vereinszuordnung
• Mitgliedsnummer
• Rolle innerhalb des Vereins, z. B. Mitglied, Moderator oder Vereinsadmin
• Status der Vereinszuordnung, z. B. aktiv, angefragt oder abgelehnt

3.4 Buchungen von Mitgliedern

Für die Nutzung des Buchungssystems werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• gebuchter Verein und Stand
• Datum und Uhrzeit der Buchung
• Disziplin
• Status der Buchung
• optionale Bemerkungen / Hinweise
• Benutzerzuordnung der Buchung

3.5 Gastbuchungen

Wenn Gastbuchungen aktiviert sind, können zusätzlich folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname des Gastes
• E-Mail-Adresse (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Bemerkungen / Hinweise
• Buchungsdaten des Gastes

3.6 Öffentlicher Kalender

Vereine können öffentliche Kalenderseiten bereitstellen. Dort können freie, teilbelegte oder ausgebuchte Zeitfenster angezeigt werden. Je nach Vereinskonfiguration können zusätzlich weitere organisatorische Informationen sichtbar sein. Namen von Buchenden werden grundsätzlich nur dann angezeigt, wenn eine entsprechende Freigabe durch den Verein vorgesehen ist.

3.7 Mitgliedsanfragen und Registrierungsfreigaben

Sofern ein Verein eine offene Registrierung anbietet, können neue Nutzer eine Mitgliedsanfrage stellen. Diese Anfragen können durch berechtigte Vereinsverantwortliche geprüft, angenommen, abgelehnt oder gelöscht werden.

3.8 Standaufsicht / Planungsdaten

Im Kalender können für einzelne Stände planmäßige Standaufsichten eingetragen werden. Dabei können Namen und optional zusätzliche Hinweise verarbeitet werden. Ob diese Angaben auch öffentlich sichtbar sind, hängt von den jeweiligen Vereinseinstellungen ab.

3.9 Protokollierung und Audit-Logs

Zur Nachvollziehbarkeit und Systemsicherheit können Änderungen an Benutzern, Rollen, Mitgliederzuordnungen, Einstellungen, Ständen, Zeitregeln, Standaufsichten und Buchungen protokolliert werden.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Verarbeitungsvorgang – auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Nutzungsverhältnisses, insbesondere für Registrierung, Login, Vereinsverwaltung und Buchungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern gesetzliche Verpflichtungen bestehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere für Systemsicherheit, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse und Protokollierung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Einwilligungen, soweit eine solche erforderlich ist, insbesondere im Zusammenhang mit einwilligungsbedürftigen Cookies.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Auf der Startseite des Portals kann ein Cookie zur Speicherung der Einwilligungsentscheidung verwendet werden. Dieses Cookie dient dazu, die Entscheidung zur Nutzung bestimmter Funktionen oder Inhalte für einen begrenzten Zeitraum zu speichern.

Wird eine Einwilligung gespeichert, kann diese nach dem aktuell vorgesehenen Systemablauf nach Ablauf von 7 Tagen erneut abgefragt werden.

Technisch notwendige Cookies können verwendet werden, soweit sie für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website erforderlich sind. Darüber hinausgehende Cookies werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt.

6. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn:

• die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung oder zur technischen Bereitstellung erforderlich,
• es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu,
• oder die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt.

Innerhalb des Portals können Daten nur von solchen Personen eingesehen werden, die aufgrund ihrer Rolle und Berechtigung hierzu befugt sind, z. B. Vereinsadmins oder Moderatoren.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Benutzerkontodaten: bis zur Löschung des Kontos oder Wegfall des Nutzungszwecks
• Vereinszuordnungen und Rollen: solange die Mitgliedschaft oder Verwaltungsfunktion besteht
• Buchungsdaten: solange sie für die Organisation, Dokumentation oder den Portalbetrieb benötigt werden
• Gastbuchungen: solange sie organisatorisch erforderlich sind
• Protokoll- und Sicherheitsdaten: nur solange, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse oder Nachvollziehbarkeit erforderlich ist
• Cookie-Einwilligung: entsprechend der technischen Speicherdauer des Einwilligungs-Cookies

8. Sicherheit und Server-Logs

Zum Schutz des Portals und zur Erkennung technischer Probleme oder missbräuchlicher Nutzung können Zugriffe, Anmeldevorgänge und sicherheitsrelevante Aktionen protokolliert werden.

Diese Verarbeitung dient insbesondere der Sicherstellung von Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit der Systemnutzung.

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit gesetzlich vorgesehen
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Niedersachsen:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland

Telefon: +49 511 120 4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Web: https://lfd.niedersachsen.de

11. Externe Dienstleister und Hosting

Sofern für den Betrieb des Portals Hosting-, Server-, E-Mail- oder andere technische Dienstleistungen eingesetzt werden, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch entsprechend eingebundene Dienstleister erfolgen. Diese werden – soweit erforderlich – im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben eingebunden.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen des Portals, rechtliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.